Образец дефектного акта на списание основных средств может потребоваться на любом предприятии. Без него налоговики признают неправомерным списание с учета стоимости объектов имущества. Как выглядит акт и где взять его бланк? Кто принимает участие в оформлении этого документа? Расскажем в статье.
- Когда составляют дефектный акт
- Форма акта
- Порядок заполнения дефектного акта
- Что делать с дефектным актом
- Что такое дефектная ведомость
- Виды дефектных ведомостей
- Как составить дефектную ведомость
- Дефектная ведомость на ремонт автомобиля
- Дефектная ведомость на ремонт помещения
- Дефектная ведомость на ремонт кровли
- Дефектная ведомость на ремонт системы отопления
- Дефектная ведомость на списание запчастей
- Образцы дефектной ведомости на 2022 год
- Можно ли учесть в расходах запчасти для автомобилей организации на основании акта на списание без дефектной ведомости?
Когда составляют дефектный акт
Имущество предприятия должно находиться под постоянным контролем на всех стадиях жизненного цикла: с момента поступления и ввода в эксплуатацию до даты списания. В любой момент существования объекта может понадобиться дефектный акт, если в активе обнаруживаются явные или скрытые дефекты, способные повлиять на его работоспособность:
В каждом из указанных случаев требуется:
- привлечение специалистов: их включают в состав комиссии по обследованию объекта, они же участвуют в составлении дефектного акта;
- всестороннее изучение и оценка причин появления дефектов в объекте — это необходимо для принятия обоснованного решения по объекту;
- формулирование заключения о дальнейшей судьбе основного средства.
В процессе хозяйственной деятельности организации могут создаваться:
- ликвидационная комиссия;
- комиссия по охране труда;
- ревизионная комиссия.
Форма акта
Форма акта и объем отражаемых в нем сведений определяет компания, составляющая этот документ. Применяемая на предприятии форма дефектного акта должна:
- содержать обязательный набор реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- включать описание выявленных дефектов и заключение комиссии о дальнейшей судьбе объекта основных средств;
- утверждаться в качестве приложения к учетной политике.
Бланк и образец заполнения дефектного акта вы найдете в начале статьи.
При необходимости администрация кроме дефектного акта может разработать и иные сопутствующие документы, позволяющие более детально:
- описать дефекты;
- оценить степень их влияния на работоспособность имущества;
- сформулировать обоснованные выводы о состоянии объекта.
Это могут быть ведомости, заявки, служебные записки, акты осмотра и т. д.
Образцы акта осмотра основных средств для списания и заявки на списание основных средств, а также иных необходимых документов могут разрабатываться с учетом федеральных и внутрифирменных требований к первичной документации, в том числе на основании бланка дефектного акта.
Порядок заполнения дефектного акта
Инструкцию по заполнению дефектного акта предприятие разрабатывает вместе с формой бланка. Она может содержать:
- перечень ситуаций, при которых оформляется дефектный акт;
- список ответственных лиц, инициирующих составление акта;
- иные пояснения и рекомендации (как формировать состав комиссии, перечень возможных дефектов основных средств, приводящих к последующему списанию активов, и т. д.).
Что делать с дефектным актом
Отразить в учете операции по списанию основного средства, пришедшего в негодность по причине появления дефектов, только на основании дефектного акта невозможно — он не содержит стоимостных показателей. Однако при отсутствии этого документа налоговые инспекторы могут признать списание основного средства необоснованным. Поэтому следующим шагом после составления дефектного акта будет оформление акта о списании объекта основных средств.
Дефект не обязательно приводит к списанию ОС. Возможно, что оборудование подлежит ремонту.
Дефектный акт оформляется комиссией после обследования объекта основных средств. В нем отражаются выявленные дефекты и приводится заключение комиссии о дальнейшем списании имущества или отправке его на ремонт. Акт утверждается руководителем. Далее на его основе оформляется акт на списание основного средства.
Составить «дефектовку» не так просто, как кажется. Утвержденного бланка нет, поэтому придется разработать собственную форму. Важно понимать, чем дефектная ведомость отличается от акта о выявленных дефектах и акта выполненных ремонтных работ. В этой статье — вся необходимая информация и образцы заполненных ведомостей.
Что такое дефектная ведомость
Это документ внутреннего учета. В нем перечислены неисправности основного средства, которое используется в хозяйственной деятельности ООО (или предпринимателя). Иногда дефектную ведомость (ДВ) оформляют в отношении материалов. Например, запчастей или комплектующих.
Получите образец учетной политики и ведите бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП
Организации и ИП не обязаны составлять дефектную ведомость. Если компания небольшая, и у нее немного вышедшего из строя имущества, от ДВ можно отказаться. Но крупные организации обычно ее оформляют.
Виды дефектных ведомостей
ДВ можно условно разделить на три группы в зависимости от цели составления.
- Для обоснования ремонта или списания имущества. При помощи такой ведомости подтверждают расходы, отраженные в налоговом учете.
- Для суда (в случае конфликта между поставщиком и клиентом).
- Для госзакупок, если заказчик — бюджетное или муниципальное учреждение (см. «44‑ФЗ «для чайников»: как проводятся госзакупки»). ДВ входит в пакет документов, необходимых для включения в план-график тендера на проведение строительных или ремонтных работ.
Пройти курс обучения «Управление государственными и муниципальными закупками»
Как составить дефектную ведомость
Утвержденной формы «дефектовки» не существует. Каждая организация (или ИП) может разработать свой собственный бланк и закрепить в учетной политике (см. «Учетная политика организации: образцы на 2022 год, как составить, примеры»).
Получить образец учетной политики для небольшого ООО
В бланке ДВ должны быть обязательные реквизиты. Это название компании, а также дата и номер документа. Плюс к этому нужны поля для сведений об объекте и выявленных неполадках (как правило, эти поля компонуют в виде таблицы). Желательно приложить к «дефектовке» материалы фото- и (или) видеосъемки.
Часто бухгалтеры задают вопрос: чем ведомость отличается от акта? Ответ зависит от того, о каком акте идет речь. Рассмотрим два варианта.
Первый вариант — это акт о выявленных дефектах. В некоторых компаниях принято составлять его перед заполнением ДВ. Есть унифицированная форма № ОС-16 (утв. постановлением Госкомстата от 21.01.03 № 7; необязательна к применению). Разница в том, что в акте отмечен факт неисправности, а в ДВ дана оценка будущего ремонта, а в некоторых случаях и его примерная стоимость. Акт может подписать любой сотрудник, например, кладовщик. А «дефектовку» — комиссия, куда входят квалифицированные кадры: инженеры, экономисты и проч.
Второй вариант — акт выполненных ремонтных работ. В нем отражен факт устранения неисправностей в том или ином объеме. Что касается ДВ, то она составляется раньше такого акта, и зачастую является приложением к нему.
Дефектная ведомость на ремонт автомобиля
Перечислим данные, которые должна содержать ДВ на ремонт машины:
- марка авто;
- название вышедших из строя деталей и информация о них. Следует указать, как детали были приобретены (в составе авто или отдельно), какие действия требуются (ремонт или замена), кто будет выполнять работы (сторонний автосалон или штатный специалист);
- если машина в аренде, ДВ подписывает не только комиссия, но и владелец.
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
Дефектная ведомость на ремонт помещения
Оформляя ДВ на ремонт помещения, следует учесть два важных нюанса.
Во-первых, при указании работ использовать формулировки из справочников ФЕР и ТЕР (федеральные и территориальные единичные расценки). Это сборники, предназначенные для составления смет при строительстве, а также монтажных и прочих подобных работах. Руководствоваться нужно методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минстроя от 04.09.19 № 519/пр.
Во-вторых, фиксировать виды работ, количество материалов и их марки. Например «смена обоев обыкновенного качества, 700 кв м., марка В-1 (водостойкие при эксплуатации)». Если требуется применить специальное оборудование, его характеристики тоже занести в ДВ.
Дефектная ведомость на ремонт кровли
В ее составлении обычно заинтересованы жильцы многоквартирного дома. Такую ведомость прикладывают к заявке на ремонт кровли (подается на имя начальника управляющей ЖКХ-компании). Если пострадало несколько квартир, лучше подать несколько заявок (вместо одной коллективной).
В ведомости следует правильно указать наименование и адрес дома. Далее перечислить все обнаруженные повреждения и приложить соответствующие материалы видео- и фотосъемки. После чего максимально подробно расписать, какие работы и материалы необходимы для устранения. Это поможет грамотно сформировать смету.
«Дефектовку» должны подписать специалисты из управляющей компании, осмотревшие протечку: инженер, бухгалтер, электрик и проч. Если они уклоняются, жильцам придется зафиксировать это в отдельном документе. На нем должны стоять подписи нескольких свидетелей.
Дефектная ведомость на ремонт системы отопления
Чаще всего ее составляют бюджетные и муниципальные учреждения, которым необходимо отремонтировать отопительную систему. А для этого надо провести тендер в рамках госзакупки.
Сначала руководитель подписывает приказ, которым утверждает состав комиссии. В нее могут входить: главный инженер, администратор, завхоз, рабочий, сметчик, бухгалтер и т.д. Иногда в комиссию включают представителя технадзора.
Затем комиссия осматривает оборудование и производит замеры. Опытные советуют оформлять несколько «дефектовок» по каждому этапу работ отдельно. Это позволит объявить несколько тендеров и повысить конкуренцию среди исполнителей.
Дефектная ведомость на списание запчастей
Главное предназначение этого документа — обосновать расходы по замене (или утилизации) запчастей. ДВ должна наглядно демонстрировать, что упомянутые в ней детали не подлежат ремонту.
В бланке можно предусмотреть, в числе прочего, следующие реквизиты:
- наименование объекта, к которому относятся запчасти;
- инвентарный номер указанного объекта;
- сведения о неисправностях;
- выводы специалистов (техника, инженера и др.) о неизбежности демонтажа деталей и замены их на новые.
Образцы дефектной ведомости на 2022 год
Инженер ООО «Сосна»
Дефектная ведомость № 24/авт
на ремонт транспортного средства
г. Москва 15 августа 2022 года
Легковой автомобиль, марка SUBARU IMPREZA, госномер к206УН109
Заключение комиссии: радиатор (приобретен в составе авто) ремонту не подлежит. Необходимо приобрести и установить новый радиатор силами стороннего подрядчика.
Главный механик ___________________/Петров П.П./
Бухгалтер по учету ОС __________________/Сидоров С.С./
Генеральный директор ООО «Березы»
Дефектная ведомость № 28/пом
на ремонт офисного помещения
г. Санкт-Петербург 16 августа 2022 года
Главный инженер ___________________/Чернов В.П./
Техник по эксплуатации зданий __________________/Зеленов П.В./
Директор ООО «УЮТ-СЕРВИС»
Дефектная ведомость № 34/кр
на ремонт кровельного покрытия
г. Екатеринбург 17 августа 2022 года
Главный инженер ___________________/Николаев Н.Н./
Техник ___________________/Федоров Ф.Ф./
Генеральный директор НИИ «Свет»
Дефектная ведомость № 47/от
на капремонт отопительной системы здания администрации
г. Тамбов 18 августа 2022 года
Главный инженер ___________________/Тюльпанов Т.Т./
Техник ___________________/Васильков В.В./
Директор ООО «Металл-Креатив»
Дефектная ведомость № 53/сп
на списание вышедших из строя запчастей
г. Новгород 19 августа 2022 года
Фрезерный станок по металлу, марка VISPROM FVV-200, Инв. № 5238
Заключение комиссии: сверлильно-фрезерная головка восстановлению не подлежит, требуется замена на новую аналогичную деталь.
Инженер ____________________/Рыжиков Р.Р./
Технолог ___________________/Боровиков Б.Ю./
Можно ли учесть в расходах запчасти для автомобилей организации на основании акта на списание без дефектной ведомости?
Добрый день! Подскажите, пожалуйста ,если списание запчастей на автомобили организации производится на основании акта списания материалов ,без оформления дефектных ведомостей с указанием поломок и неисправностей может ли контролирующий орган не принять такие материальные расходы? Спасибо, если кто откликнется на вопрос.
Может.Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (статья 252 НК). Без дефектной ведомости невозможно доказать, что автомобиль нуждался в ремонте. И неизвестно, какой именно автомобиль ремонтировали.
Nataly S, в акте на списание прописано на какой автомобиль с гос номером израсходованы и установлены запчасти. Не оформляются дефектные ведомости.
Любовь1978, Здравствуйте! Кто менял эти запчасти? Вы сами или сторонняя организация? Если сами, то есть ли в организации специализированное подразделение? Что это за запчасти? Одно дело — если это лампочка, фильтр или ремень, которые теоретически может поменять водитель, например. Другое, если это нечто более серьезное, необходимость замены чего без дефектовки установить невозможно. Кто и как устанавливает, что надо заменить именно эту деталь?
Buch G, сами меняют запчасти механик, гл.механик нашей организации-они и устанавливают ,что нужно менять, в организации выделено отдельное подразделение-транспортный участок . Вот сейчас сижу и делаю сама дефектные ведомости к актам -ищу в интернете причины выхода из строя запчастей и наименование проделанных работ, небухгалтерская это работа скажу я вам, но если они нужны , то выходит придется делать, я в шоке, мы и работали всегда без дефектных ведомостей, в течении месяца покупались запчасти и списывались актом, но видимо это упущение именно мое, я выходит не должна была принимать акты без дефектных ведомостей(((Представляете ищу сейчас причину замены Колпачка маслосъемного и все в таком духе.
Зачем Вы это делаете, если
в котором работают специалисты.Вы же наверняка наделаете массу ошибок.
Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами
Цитата (Nataly S):специалисты.
гайки крутить, а с бумагами возится для них катастрофа
Это не основание для того, чтобы возлагать на бухгалтера выдумывание возможных дефектов и путей их устранения.Закончится тем, что налоговики снимут с расходов стоимость запчастей. Как я понимаю, речь идет о значительных суммах.
Nataly S, в текущем моменте скажу ,чтобы делали сами, а за прошлый период по мере совместными усилиями будем устронять🙁
Совместными усилиями — это правильно. Поддерживаю!
Заполнить и подать заявление на патент через интернет
Nataly S, спасибо вам за помощь!💐
