Эффективное планирование времени – залог успеха » Архангельский областной центр занятости населения

5 рекомендаций, чтоб сдвинуться с места к намеченной цели

1. Формируйте свое окружение

Будьте готовы, что для достижения своих целей потребуется сменить свое окружение, даже если это старые друзья. Общайтесь с людьми, у которых можете почерпнуть идеи, получить вдохновение. Когда вокруг вас находятся люди, на которых вы хотите ровняться, вы начнете прогрессировать.

И наоборот, регулярно общаясь с людьми, которые время проводят на лавочке за бутылкой пива, вы тоже начнете регулярно проводить время на лавочке. На этом развитие и движение вверх прекратится.

2. Вредные привычки

Еще одно заблуждение – считать, что алкоголь, никотин, кофеин и другие вызывающие зависимость вещества стимулируют мозговую деятельность. Это ложные стимуляторы, создающие временю иллюзию повышения работоспособности.

Одна крупная компания в анкету для кандидатов на трудоустройство, поместила следующий вопрос: сколько сигарет вы в день выкуриваете: 4, 6, 8, 12? Подковырка этого вопроса заключается в том, что все ответы неверные. Компания брала на работу только не курящих…

3. Делигируйте незначительные задачи

Начинайте свой рабочий день с выполнения задач категории «А». Не надо брать все на себя, часть дел поручите другим людям, которые выполнят их быстрее и качественнее вас. Отдав машину в автосервис или заказав статью на бирже фриланса, вы не услугу приобрели, вы купили время, которое потратили бы на самостоятельное выполнение работы.

Часть повседневных дел, поручайте членам своей семьи. Сходить в магазин или помыть посуду – уже дети могут не хуже вас.

Время нельзя вернуть, нельзя законсервировать, но можно сэкономить, получить даром или обменять на деньги. Купив машинку для стрижки волос, я подстригаюсь дома. На первый взгляд я экономлю деньги на парикмахерской. Взглянув глубже, окажется, что я экономлю время на дорогу до парикмахерской и ожидание в очереди.

4. Отдых

Продление рабочего времени за счет сокращения времени отдыха это прямой путь к срывам и стрессам. По выходным дням никогда не думайте о работе. Возьмите в привычку в течение дня делать перерывы, давайте возможность телу и мозгу отдохнуть, не дожидаясь признаков переутомления

После перерыва работоспособность повышается. Работа на износ, в прямом смысле слова изнашивает организм и приводит к серьезным заболеваниям. Всегда находите возможность выспаться.

5. Все страхи в мыслях

Людям свойственно бояться перемен. Всякий раз, когда есть возможность взяться за новое дело, начинают возникать сомнения – а вдруг ничего не получится. Страх выйти из зоны комфорта причина провала всех начинаний. Получив повышение по службе, люди продолжают выполнять старые обязанности, чтоб чувствовать себя в привычной тарелке.

Когда берешься за новое дело с настроем, вдруг что-то может плохо получиться, миссия останется не выполнимой. Приступайте к работе с мыслью, что это вам по плечу, все равно пока не сделаете – не узнаете. Ничего не делать гораздо хуже, чем сделать плохо.

Только дисциплина и постоянство усилий на длительном промежутке времени создадут результат. Каждый день, по шажку двигаясь к намеченному образу. Сделать маленький шажок совсем не сложно и каждое действие принесет результат.

Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

1. План на день.
2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
3. Долгосрочный план на годы.
4. Генеральный план достижения глобальной цели.
5. Глобальная жизненная цель.
6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

• Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

1. План на день.
2. План на неделю / месяц.
3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Цель должна быть:

• Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
• Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
• Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
• Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
• Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

• К 31 декабря 2021 года(ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования.

Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам.

А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Залог успеха любого дела — в действии

Можно с уверенностью сказать, что использование практик и тренингов дает положительные результаты и оказывает неоценимую помощь, но только лишь тем, кто их применяет регулярно.

Символ воды здесь означает живительную влагу — все то, чего человеку хочется достичь. Образ тяжелого, неподъемного валуна говорит сам за себя.

Лежа на диване и не предпринимая никаких действий:

• трудно сдвинуться с места;
• начать зарабатывать деньги;
• совершенствовать свои таланты.

Но, даже если появится шанс выиграть в лотерею крупный джекпот, то он так и останется нереализованным. Ведь выигрышный билет нужно, прежде всего, купить! Для того чтобы вода потекла к человеку, то есть, в данном случае, к камню и принесла вожделенные дары, нужно закатать рукава повыше, и вырыть русло в нужном направлении.

Планирование — залог успеха — репетитор по математике

Планирование – залог успеха! — «управление школой»

Правильное планирование – залог успеха / глава 1 готовимся к ремонту / книга: современный экономичный ремонт / библиотека / строим домик

Правильное планирование – залог успеха

Планирование является крайне важным этапом при подготовке к ремонту и представляет собой тщательное продумывание конкретных путей движения к намеченной цели. Спешка в данном вопросе неуместна. Нужно отнестись к проработке плана работ со всей ответственностью – как к непосредственному оформлению собственного жилого пространства, в котором любые мелочи играют существенную роль, а какие-то незначительные на первый взгляд недостатки могут испортить все впечатление от результата и по влиять на настроение проживающих в помещении самым негативным образом.

Подготовка должна идти постепенно, и ее нужно корректировать по мере поступления новой информации. Так, могут быть составлены несколько планов, каждый из которых предполагает разные варианты развития событий. В конечном же итоге останется только один, который и будет оптимальным образом решать стоящие перед жильцами задачи.

Таким образом, план можно считать завершенным тогда, когда станет абсолютно ясной конечная цель ремонта и появится возможность приступить к нему.

На первом этапе следует составить список ожидаемых перемен и выделить тот фактор, который станет определяющим при планировании. Например, им вполне может стать максимальная сумма денег, которую готов потратить хозяин помещения, или то время, которое он способен уделить ремонту, а также техническая возможность воплощения замысла.

Успех ремонтных работ основан на тщательном и грамотном планировании всего процесса. Все его этапы должны быть продуманы. Так, нужно определить, что необходимо сделать в первую очередь, а от чего вполне можно отказаться или отложить на более поздний срок. Если финансирование весьма ограничено, то последний вариант будет наиболее актуальным.

Когда выбран принцип, который ляжет в основу планирования, можно приступить к разработке точного плана и выбору наилучших путей реализации задуманного.

Итак, первым делом необходимо определиться с тем, какой ремонт необходим помещению (косметический или капитальный). Вполне возможно, что после некоторого размышления возникнет желание сделать полноценный евроремонт.

В первом случае подразумеваются только смена обоев, покраска потолка и другие незначительные изменения, причем такой ремонт желательно проводить каждые 5–7 лет.

Вторая разновидность ремонта вместе со сменой обоев и покраской предполагает еще и замену дверей и окон, сантехники и электропроводки, облицовку полов и стен новой плиткой и пр. Кроме того, капитальный ремонт, скорее всего, потребуется при осуществлении в помещении перепланировки. Подобного ремонта хватает на 15–20 лет, однако это не означает, что можно исключить периодическое проведение косметического ремонта.

Евроремонт подобен капитальному, однако его выполняют в соответствии с более высокими стандартами: применяют достаточно дорогие и качественные строительные материалы, заменяют трубы, ставят фильтры и оборудуют помещения разнообразными дополнительными устройствами наподобие джакузи или камина.

После выбора вида ремонта нужно изобразить общий план квартиры или дома, с помощью которого можно определить фактические размеры всей жилой площади. Визуальное восприятие в оценке комнат не поможет, поскольку легко ошибиться, а план составляют по точным данным, которые получают, сделав соответствующие замеры в каждом помещении. План незаменим при подсчете финансовых ресурсов, которые уйдут на ремонт.

Для начала следует начертить примерную схему квартиры или дома, причем каждому этажу должен соответствовать свой план, в котором отмечают примерные размеры и формы имеющихся помещений.

Непременно нужно указать местонахождение лестниц, входных, межкомнатных, балконных дверей, окон, иных элементов обстановки (встроенных шкафов, каминов, батарей центрального отопления, антресолей).

Далее составляют подробный план каждого помещения, для чего выполняют тщательные измерения посредством рулетки, деревянного или портновского метра. Необходимо измерить все, что есть в помещениях (ниши и выступы), учесть толщину стен и перегородок, ширину оконных и дверных проемов, установить точные размеры встроенных элементов обстановки. Все результаты измерений отмечают на плане.

Чтобы сделать подробный план, потребуются калькулятор, линейка, миллиметровая бумага и карандаш, также необходимо определиться с масштабом плана (например, реальный 1 см принять за гипотетический 1 м), после чего полученные путем измерений цифры перенести на схему согласно выбранному масштабу.

В принципе, можно ограничиться общим планом помещения, но иногда приходится делать подробный план каждой комнаты, который представляет собой отдельную схему с увеличенным масштабом. Ее выполняют для помещений, которые оснащены различными элементами интерьера, предметами сантехники (речь идет о ванной, кухне), а также с целью проработки нескольких вариантов планировки одной и той же комнаты.

Ниже (рис. 1) продемонстрирован масштабный план квартиры, состоящей из трех комнат, на котором указаны планируемое размещение мебели и варианты перепланировки (рис. 2). Следует заметить, что при составлении плана были использованы стандартные обозначения, с помощью которых отмечают окна, балконы или лоджии, направление открывания дверей, сантехнику.

Рис. 1. Масштабный план квартиры (исходный план)

а)

б)

Рис. 2. Предполагаемые варианты перепланировки: а) вариант 1; б) вариант 2

План можно начертить самостоятельно вручную или используя специальные компьютерные программы, которые позволяют создать трехмерное изображение помещения в соответствии с введенными результатами реальных измерений; также можно прибегнуть к услугам профессиональных архитекторов и дизайнеров.

Когда план квартиры или дома готов, имеет смысл перейти к калькуляции собственно ремонтных работ. На данном этапе объем доступных финансовых средств обычно является определяющим фактором, поскольку при их нехватке можно ожидать затягивания ремонта на неопределенное время. Конечно же учитывают и время, которое можно отвести на ремонт, и технические трудности, связанные с его реализацией.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

С чего начать?

Разделим этот раздел на несколько шагов:

1. Сбор информации

На первом этапе вы должны быть уверены, что организовали сбор всей входящей информации. Сюда относятся электронные письма, бумажные документы, заметки с деловых встреч, обязательства, которые вы брали на себя в разговорах и на совещаниях. Кроме того, это могут быть ваши идеи, все, что вам нужно запомнить, и все, что требует вашего внимания.

То есть это все те «мог бы», «должен», «хотел бы», «нужно», которые вертятся у вас в голове, но еще нигде не записаны. Соберите все это в надежном месте. Это НЕ означает, что все это нужно сделать прямо сейчас: на этом этапе вы только собираете информацию. Далее обсудим, как мы сможем организовать сбор информации, что вам для этого понадобится:

• Ручка и бумага
• Блокнот для записей (Планер/Ежедневник)
• Смартфон для заметок или голосовых напоминаний
• Электронная почта и СМС

2. Обработка информации

После того, как вы собрали все задачи в одном месте, даже малозначительные, теперь нужно решить, что с этим делать. Попробуйте определить степень значимости/срочности каждой задачи и определится, что вам необходимо сделать первым делом. Не беритесь выполнять сразу все, тщательно обдумайте, какую задачу можно отложить в «архив» и вернутся к нему позже, или вообще удалить из списка дел.

Важным фактором является также разделение больших заданий (назовем их проектом) и разделить на более мелкие пункты. Например, вы собираетесь в путешествие, проект ясен, но однозначно подразумевает собой деление на мелкие задачи: оформить визу, купить билеты, забронировать отель, обновить гардероб, сдать кота соседям:)

3. Организация

Не забывайте про календарь, записывайте туда все свои планируемые задачи, не стоит недооценивать планирование на целую неделю или месяц. Освободите свой мозг от лишней нагрузки, не используйте его как хранилище задач, используйте его как инструмент для выполнения задач.

Используйте свой список больших «проектов», это крайне важно. Не используйте каждую задачу как отдельную: забронировать отель или оформить визу. Отмечайте их как «подзадачи», это неоднократно напомнит вам о текущем положении дел вашей большой задачи.

С не меньшей важностью относитесь к рутинным задачам на каждый день: нужно повторить Английский язык, сделать зарядку? Воспользуйтесь этим, это поможем вам осветить задачу на ближайший день. Вообще, начните с малого: приводите в порядок свой текущий день, когда начнет получатся, постепенно планируйте на неделю или месяц вперед.

4. Обзор

И так, вы записали все свои «проекты» с подзадачами, задачи на ближайшую перспективу и просто рутинные задачи? Теперь вы видите полную картину своего списка дел. Всегда держите этот пункт в порядке. Правильное планирование – залог вашего успеха и продуктивности!

5. Выполнение

Когда вы непосредственно занимаетесь выполнением задачи, вы выбираете те действия, которые ведут к завершению работы. Выбор того, что делать в определенный момент времени, — и уверенность в правильности этого выбора — это заключительный шаг методики GTD.

Советы

Планируйте день так, чтоб успеть выполнить, как можно больше задач

Если Вас интересует вопрос, как планировать рабочий день, то можно воспользоваться следующими рекомендациями.

1. На рабочем столе должен быть безукоризненный порядок, чтобы ничего не мешало и не отвлекало от основной работы. Это же касается и людей, работающих на дому.
2. Если Вы приобретаете записную книжку, то выбирайте ту, которая даст эстетическое удовольствие.
3. Научитесь раньше просыпаться. Это позволит не спеша собраться на работу, убедиться в том, что ничего не забыто, сделать дела, на которые обычно не хватает времени.
4. Большое значение уделяется правильному питанию и здоровому сну. Это сильно влияет на работоспособность человека.
5. Важно прислушиваться к своим биологическим часам. У каждого человека на протяжении суток есть время, когда он наиболее активен, ощущает прилив сил. Именно на этот период нужно планировать самые важные дела.
6. Важно, чтоб время, потраченное на выполнение какого-то задания, соответствовало конечному результату.
7. Если возникают какие-то трудности, человек не успевает выполнить то, что запланировал, нужно проанализировать ситуацию, понять, что именно мешает достижению цели, что отвлекает.
8. Если сами не способны справиться с каким-то заданием, не бойтесь попросить о помощи своих близких или друзей.
9. Чтобы женщине, которая находится дома по уходу за детьми, было проще успеть приготовить еду, позаниматься с ребенком, убрать по дому, особенно важно уметь все планировать.
10. Человек должен осознать, что тормозит его работу, что мешает придерживаться строго распорядка, что отвлекает. Это может быть:

• нахождение в интернете, посещение форумов, сидение в социальных сетях, игры;
• просмотр телевизора;
• вредные привычки, которые ко всему прочему, вредят здоровью.