Построение эффективной системы управления в современной организации — Система управления в современной организации

Ошибки начинающих предпринимателей

Сколько предпринимателей, столько и ошибок. Но есть и основные пробелы. Главный из них — спешка, ведущая к тому, что бизнес не готов к запуску, но осознавать это и всматриваться в детали желания нет. Нужно быть внимательным на каждом этапе. Предстоит кропотливая работа: анализ рынка, расчет вложений и рентабельности (как на текущий момент, так и в перспективе). Помимо этой, часто встречаются и другие ошибки:

1. Плохое знание продукта и тех, кому он нужен. Главное не свойства товара, а его важность для клиента. На основе этой информации нужно сформулировать УТП, которое поможет привлечь потребителей и убедит их купить продукт.
2. Отсутствие инвесторов и денег на вложения. А их потребуется много и не только на создание самого продукта. На этапе становления бизнеса крупные вложения предстоит сделать в маркетинг.
3. Отсутствие элементарной деловой грамотности. Без базовых знаний ведения бизнеса начинать свое дело не стоит. Даже если за вами стоит бригада исполнителей, без должных знаний вы не сможете контролировать их работу, а значит жизнь компании будет недолгой. 
4. Просрочка старта продукта. Плох как быстрый запуск бизнеса, так медленный. Почему? А потому что пока вы решались, конкуренты уже сделали продукт лучше и выпустили его на рынок. Автоматически ваш товар стал не уникален и не нужен потребителю.

Проанализировав ошибки, можно сказать, что важнейшие качества успешного предпринимателя: энтузиазм, смелость, увлеченность идеей, авантюризм, гибкость и умение принимать решения.

Что включает процесс разработки системы управления знаниями

Компания приняла решение создать систему менеджмента знаний. С чего начать?

Этапы формирования комплекса управления информацией:

1. Проведение подготовительной работы: презентация целей будущей работы, выявление ключевых сотрудников-экспертов, беседы с руководителями.
2. Оценка уже имеющихся источников информации
3. Формирование общей стратегии управления (объекты, задачи, стимулы).
4. Поиск, подбор наиболее подходящего ИТ-продукта для организации управления.
5. Реализация проекта.

Сотрудники остаются основными источниками неформализованной, иногда уникальной и ценной информации. Перевод неявных знаний в формализованные сведения — очень сложный процесс. Требуется высокая корпоративная культура знаний, пропагандирующая свободный обмен между работниками.

Наиболее квалифицированным сотрудникам необходимо присвоить статус эксперта, внедрить для них новые системы мотивации. Это должно стимулировать людей делиться накопленным опытом, совершенствовать свои компетенции.

Инструменты, подталкивающие к обмену опытом:

• публикация предложений внутри компании – банк идей;
• создание внутрикорпоративного форума или блога для общения профессионалов;
• формирование проектных групп, которые в ходе выполнения работ будут обмениваться опытом;
• внедрение сетевого сервиса для экспертного сообщества компании;
• привлечение внешних экспертов.

Корпоративная культура организации как система специфических знаний позволяет упорядочить взаимоотношения с внешними пользователями, общение между сотрудниками, выявить нелояльных членов трудового коллектива.

10 факторов успешного бизнеса

1. Производительность. Нужно всегда стремиться оптимизировать деятельность. Искать пути увеличения прибыли и снижения затрат без ухудшения качества товаров.
2. Потребностей ЦА. Если потребитель всем доволен, то удерживать его не придется. 
3. Прибыльность. Важно отслеживать разницу между затратами и доходом. Помните, что удовлетворенные 20% клиентов могут приносить в компанию целых 80% дохода.
4. Качество товаров и услуг. Это отличная отстройка от конкурентов и способ удержания клиентов.
5. Инновации. Постоянное развитие товаров и услуг — ключ к успеху. Важно не только быть самому инициативным, но и поощрять инициативу от сотрудников.
6. Развитие организации. Нужно регулярно проводить реорганизацию и корректировать стратегию развития.
7. Развитие сотрудников. Нужно повышать продуктивность сотрудников и направлять их в сферу, где они будут наиболее эффективны. Также приветствуется мотивация.
8. Важно уметь работать в команде и эффективно ею управлять. Только сильный лидер способен сплотить незнакомых друг другу людей и сделать из них настоящую семью.
9. Общая цель и желание ее достичь. Это важно на каждом этапе. Если сотрудники не соответствуют этому требованию, им не место в вашей команде.
10. Согласованность действий. Компания — это единый механизм, который должен работать сообща, на достижение общей цели.

Эти советы, конечно, не сделают из любого человека бизнесмена. Однако помогут начинающим предпринимателям избежать главных ошибок, которые могут навредить на самом этапе становления компании.

Законы успеха в бизнесе

Бизнес — это среда, построенная на своих законах. Даже у успешности бизнеса есть свои законы. Их выделяют 5 штук. Каждый из них учитывает интересы клиента, ведь в конечном счете именно от него зависит работаете вы еще на рынке или вынуждены закрыться.

1. Желанный продукт. Основа бизнеса — это продукт, нравящийся потребителю и визуально, и по качеству, и по цене. В основе создания привлекательного продукта — пирамида Маслоу: чем ценнее потребности, которые удовлетворяет продукт, тем лучше для вашего бизнеса.
2. Надежные партнерские связи. Партнеры стоят на втором месте после клиентов. Их нужно тщательно отбирать и работать только с лучшими из них. У партнеров должны быть качества и навыки, которых нет у вашей компании. Отношения должны строиться на взаимном уважении и доверии. Партнеры должны быть продолжением вашей компании, ее другом и соратником.
3. Мотивированный на работу персонал. Сотрудники компании — важнейший актив. Они должны любить свою работу и отвечать за каждое свое действие. Команда способна сотворить чудо и спасти даже утопающий бизнес. Не стоит слепо доверять опыту работы нанимаемых сотрудников: чаще всего вырастить хорошего специалиста проще, чем найти.
4. Постоянное развитие. Бизнес — эта сфера, в которой все меняется слишком стремительно. Пока вы замешкались, ваши конкуренты придумали новые пути и вышли вперед. Если бизнес не развивается, не идет в ногу со временем — жить ему останется не долго.

Зачем собирать корпоративные знания

Для компаний основная проблема состоит в обеспечении стабильного накопления и обновления нужной информации. Носителями большей части ценных сведений выступают сотрудники предприятия. В современных условиях специалисты достаточно часто меняют место работы.

Хранение компанией информации в разных, порою несогласованных местах усложняет поиск нужной информации, замедляет процесс принятия решений. Например, локальные акты хранятся только в бумажном виде или отсканированы, но не сгруппированы. Смена технологии, порядка операций, внедрение форм организации труда, требует обучения работников и получение ими сведений — без этого инновации невозможны. Данные проблемы решает управляемая корпоративная база знаний организации.

Инструменты управления знаниями

На практике используется корпоративный портал знаний в составе сайта компании. В него включают ссылки на локальную базу документов, учетные программы и нормативно-правовые базы для скачивания, средства личного общения (мессенджеры), средства согласования договоров и подачи заявок, онлайн-библиотеки.

Здесь есть информация о структуре компании, списке сотрудников, их должности вместе с контактными данными. На портале публикуют новости о жизни компании, ее стратегических целях. В результате происходит упорядоченное накопление сведений с предоставлением доступа к ним всем сотрудникам.

Корпоративные системы управления знаниями: ИТ-решения

• Google Drive и One Drive от Майкрософт — облачные хранилища, где сотрудники могут обмениваться файлами, совместно вести в них работу.
• Платформа Битрикс24. Позволяет организовать полноценный корпоративный портал, автоматизировать систему сбора данных, их публикацию, проводить обучение работников.
• WikiWorks – система организации обучения и тестирования, как пример корпоративной базы знаний для предприятия.
• Naumen KMS – специализированная система управления контентом.

Список ИТ-инструментов постоянно расширяется, появляются новые решения.

Как оценить внедренную систему управления

Компании придется самостоятельно определить индикаторы успешности внедрения механизмов управления знаниями.

Критерии оценки:

• статистика использования ИТ-ресурсов для доступа к информации;
• уровень расходов на приобретение необходимого программного обеспечения;
• изменение времени поиска нужных сведений до и после внедрения;
• оптимизация расходов от устранения дублирования функций;
• количество новых идей, предложений и технологий после внедрения.

Перечень не исчерпывающий. Он задает ориентиры в оценке эффективности от внедрения системы управления.

Как увеличить прибыль

Сперва стоит понять: в какой ситуации вы будете считать себя победителем. Какой исход дела станет для вас выигрышным. Затем нужно сделать ставку на свое конкурентное преимущество: оно должно быть настолько сильным, чтобы потребитель даже не стал смотреть в сторону других компаний.

Ниша должна быть не только низкоконкурентной, но и интересной вам. Самый успешный бизнес рождается у тех, кто горит своей идеей, заинтересован не в прибыли, а в процессе.

Можно ли увеличить прибыль без лишних усилий и суеты? Закон Парето: 20% усилий эквивалентны 80% результата. Оставшиеся 80% усилий дают лишь 20% выигрыша. Из этого стоит сделать вывод, что правильные действия принесут максимум пользы.

Как успех зависит от размера прибыли

Любой бизнес связан с получением прибыли. Но даже деньги не показатель его успеха. Как такое возможно? Все дело опять-таки в целях каждого отдельного человека. Кто-то хотел заработать 5 тыс. руб., но смог заработать 10 тыс. и это для него сверхуспех.

Кто должен отвечать за управление знаниями

Ответ на вопрос, кому поручить организацию системы управления знаниями неоднозначен. В структуре крупной компании создается отдельное подразделение, назначается руководитель. Он тесно взаимодействует с директором по персоналу, начальником ИТ-службы и другими менеджерами.

Руководитель данного подразделения должен:

• обладать практическими навыками управления проектами;
• уметь анализировать данные, находить связи в разрозненной информации;
• иметь подготовку области IT-технологий, управлении персоналом;
• проявлять гибкость во взаимоотношениях и открытость;
• уметь доносить нужную информацию.

В небольших компаниях подобная функция ложится на плечи HR и ИТ-отделов. Иногда нанимают одного менеджера, который контролирует работу системы.

От чего зависит успех

Один из самых успешных бизнесменов США Харви Маккей считает, что успешность бизнеса зависит от трех факторов:

1. упорства;
2. точной формулировки цели и проработки путей ее достижения;
3. усилия.

По его словам, значение имеет сфера, в которой работает компания. Вообще же он считает, что каждый человек наделен своими способностями, позволяющими ему решать задачи. И если способности будут правильно определены, то выбрать направление будет просто. А значит, успех неминуем.

Интересный факт: ученые из Гарвардского университета установили, что успех в бизнесе не связан с умственными способностями и финансами. Большую роль здесь играет способность человеческого мозга противостоять неудачам. Из этого можно сделать вывод, что залог успеха кроется в умении не сдаваться при первых проблемах и брать ответственность за свое сознание.

Понятие корпоративных знаний, их классификация

Под системой корпоративных знаний понимается комплекс информации, сформированной и применяемой компанией для получения необходимых бизнесу результатов. Когда внедряется новая технология, разрабатывается уникальный продукт, осваивается рынок сбыта, сотрудники вынуждены разыскивать данные, изучать методы работы, развивать навыки.

Построение эффективной системы управления в современной организации

Предпосылки внедрения и задачи управления корпоративными знаниями

Под управлением знаниями в организации понимается комплекс мероприятий по сбору, систематизации, обработке, использованию, предоставление доступа к полезной информации для персонала в интересах компании.

Цели создания системы:

1. Стимулирование инноваций, невозможных без применения информации, формирования новых умений и компетенций.
2. Ускорение реакций на внешние изменения.
3. Повышение общего уровня компетентности как каждого сотрудника, так и компании в целом.
4. Рост эффективности благодаря ускорению процессов, развитию компетенций и внедрению инноваций.

Секреты, помогающие компании вести успешный бизнес

• Грамотное мышление. Человек, твердо знающий чего хочет, найдет способ этого добиться. Ему не нужен для этого удобный момент: он сам создает этот момент для достижения цели. Если же начинающий предприниматель выбрал позицию жертвы, ищет кучу причин и отговорок — успешного бизнеса у него не будет.
• Цель. Она тоже важна. Стоит реально оценивать свои силы и ставить цели, которые можно достичь. Желание добиться цели должно быть настолько большим, чтобы мотивировало на постоянную работу и заставляло совершенствоваться день за днем.
• Объективная оценка своих способностей, их регулярная прокачка. Этот секрет — никакой не секрет: чтобы чего-то добиться, стоять на месте нельзя; стоя, никуда не придешь.

Способы достижения успеха в бизнесе

Конечно, одинаковых путей не бывает. Однако общие моменты достижения успеха выделить можно. Вот эти способы достижения цели:

1. Тщательное планирование на старте, проработка стратегии, поиск финансовых и человеческих ресурсов. Запомните: чем больше времени вы потратите на старте, тем выше ваши шансы. Важно понять, какой из этих этапов наиболее ценен в конкретно вашем случае и проработать его как можно детальнее. Многозадачность — хорошо, но все-таки не в этом случае. 
2. Фильтрация поступающих предложений. Нельзя соглашаться на все, что вам предлагают, каждое такое предложение влечет за собой большие риски. Один крупный бизнесмен в своем интервью сказал, что обдумывает поступающие к нему предложения неделями. За это время он просчитывает возможную прибыль и убытки, если полученный результат расчетов не соответствовал его внутренней норме — он отказывается от предложений. Советуем взять этот способ на вооружение, ведь время — ценный ресурс и его лучше всего конвертировать в деньги.
3. Способность делегировать задачи. Это тоже риск. Однако такой способ позволяет не допустить выгорания и посмотреть на работу компанию со стороны. Вы сможете заметить проблемы и ошибки и оперативно скорректировать стратегию развития.

Выводы

Информация и компетенции — это основа развития любой компании, залог ее конкурентоспособности. Сегодня без систематизации накопленного опыта и данных бизнесу масштабироваться крайне сложно. Однако трудность представляет не только поиск и внедрение автоматизированной платформ по управлению корпоративными знаниями, но также формирование у сотрудников культуры их использования.