Денежный залог, внесенный читателем: как оформить и учесть (Л. Морозова, «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2017 г.) | ГАРАНТ

Случаи взимания денежного залога

Взимание денежного залога, как правило, осуществляется в следующих случаях:

1) выдачи постоянным читателям на дом в нерабочие часы (с момента окончания рабочего дня до начала следующего дня, на выходные, праздничные и санитарные дни) библиотеки документов из библиотечного фонда, в том числе из читальных залов;

2) выдачи документов из библиотечного фонда читателям, не имевшим постоянной регистрации по месту нахождения библиотеки (либо не имевшим документов для оформления читательского формуляра), а также читателям, имевшим неоднократные задолженности перед библиотекой;

3) выдачи читателям документов из залогового фонда. Такой фонд создается в библиотеках в целях наиболее полного и оперативного удовлетворения спроса читателей на научные, учебные, производственные и художественные издания, литературу по искусству при одновременной гарантии их сохранности и своевременного возврата.

Взять документ под залог может любой пользователь библиотеки старше 14 лет.

Количество документов, выдаваемых под залог, а также для пользования изданиями, определяется непосредственно библиотекарем, оформляющим выдачу, и диктуется спросом на эти издания.

Запрещается выносить из библиотеки, в том числе выдавать под залог, антикварные издания, редкие произведения печати, прочие ценные материалы, а также литературу, поступившую из других библиотечно-информационных учреждений.

Оформление выдачи документов под залог

Выдача документов из библиотеки под денежный залог производится на основании договора, заключенного с пользователем, и (или) на основании соответствующего заявления на имя директора библиотеки.

В договоре (заявлении) указываются наименование выдаваемой литературы, срок ее возврата, сумма вносимого денежного залога. В договоре проставляются подписи читателя и библиотекаря. Один экземпляр договора остается в библиотеке, другой выдается на руки пользователю.

Сведения о пользователе библиотеки, выданных под залог документах, сроках возврата, сумме залога фиксируются в книге (тетради) учета движения денежных средств, полученных в качестве залога. Кроме того, в ней проставляются подписи читателя и работника библиотеки, а также дата внесения/приема залога.

Специальная запись о выданных под залог документах с указанием залоговой суммы и сроках возврата делается также в читательском формуляре.

Принятые денежные средства должны храниться в специально оборудованном месте (сейфе). Стоит отметить, что на практике существуют различные варианты приема денежного залога:

1) когда деньги принимаются непосредственно работником библиотеки, который выдает литературу. У него же в сейфе (в закрывающемся ящике) эти денежные средства и хранятся;

2) когда денежная сумма принимается от читателя в кассу библиотеки на основании оформленного библиотекарем талона на услугу. В этом случае залоговая сумма хранится в сейфе у кассира.

По нашему мнению, второй вариант приема денежных средств наиболее правильный, поскольку кассир является материально ответственным лицом и отвечает за движение денежных средств, хранящихся в кассе. Кроме того, помещение кассы и ее оборудование наиболее защищены от несанкционированного доступа, тем самым обеспечивается более надежная сохранность денежных средств.

В подтверждение приема денежных средств читателю выдается квитанция. В данном случае может быть оформлена квитанция по унифицированной форме (ф. 0504510*(1)), квитанция к приходному кассовому ордеру (отрывная часть) либо самостоятельно разработанная форма квитанции, при условии наличия в ней всех обязательных реквизитов.

Следует отметить: поскольку суммы залога принимаются на время и при наступлении определенных условий подлежат возврату, расходовать их запрещается.

Возврат залоговой суммы с учетом штрафных вычетов

При своевременном возврате читателем литературы в надлежащем виде залоговая сумма отдается ему в полном объеме.

В случаях несвоевременного возврата документов в библиотеку или их порчи к нарушителям применяются штрафные санкции или, как их еще называют, штрафные вычеты (компенсационная плата). К примеру, согласно положению о денежном залоге при задержке возврата документов взимается плата в размере 1% от залоговой суммы за каждый день просрочки; при задержке возврата документов свыше трех дней залоговая сумма не возвращается.

Конкретные сроки возможной задержки возврата литературы, а также размеры штрафных вычетов устанавливаются в локальных нормативных актах библиотеки.

При возврате документов заполняются соответствующие графы в книге учета залоговых средств. В частности, указываются дата возврата документа, сумма возращенного залога, сумма штрафа и причина его наложения, дата выдачи библиотекарем и получения читателем залога и ставятся их подписи.

Возврат залога осуществляется либо непосредственно работником библиотеки, либо кассиром на основании талона, оформленного библиотекарем и подтверждающего поступление документов от читателя.

Как указано выше, в случае длительной задержки полученного под залог издания оно считается утраченным (выкупленным пользователем), при этом залоговая сумма не возвращается.

В день, следующий за днем образования задолженности читателя, сотрудниками библиотеки составляется акт в одном экземпляре об изъятии из залоговой кассы соответствующей суммы залога и устанавливается срок для приобретения равноценной замены утраченного издания.

Учет документов, приобретенных на средства залоговых сумм, ведется в акте учета книг, принятых от читателей взамен утраченных. Копия товарного чека размещается рядом с записью приобретенного издания.

К сведению. Невозвращенные издания списываются по акту в установленном порядке.

Бухгалтерский учет залоговых сумм

В соответствии с п. 267 Инструкции N 157н*(2) для учета сумм денежных средств, поступивших во временное распоряжение учреждения и подлежащих при наступлении определенных условий возврату, предназначен счет 304 01 «Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение».

Аналитический учет средств, поступивших во временное распоряжение учреждения, ведется в многографной карточке по каждому получателю в разрезе видов поступлений (обязательств, в обеспечение которых они поступили).

Залоговые суммы, принятые в кассу учреждения, учитываются в пределах установленного лимита. Поскольку расходовать такие средства нельзя, по нашему мнению, зачислять их на лицевой счет не целесообразно. Таким образом, при установлении в библиотеке лимита кассы нужно среди прочего учитывать возможную сумму денежных залогов, которую библиотека может принять от читателей за день.

Операции по принятию и возврату денежных залогов отражаются в бухгалтерском учете по коду вида финансового обеспечения (КВФО) 3 «Средства во временном распоряжении» (п. 21 Инструкции N 157н).

С учетом характера средств, поступающих во временное распоряжение, по своей экономической сущности вышеуказанные поступления не являются доходами учреждения. В соответствии с положениями разд. V Указаний 65н*(3) операции, приводящие к увеличению (уменьшению) денежных средств и не относящиеся к доходам (расходам) учреждений, в том числе поступление (выбытие) денежных средств во временное распоряжение автономного или бюджетного учреждения, отражаются с применением статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» (статьи 610 «Выбытие со счетов бюджетов») КОСГУ.

Пример 1

Пользователь библиотеки (бюджетное учреждение) взял издание на дом (на ночь) под залог. В качестве залога читатель внес в кассу 300 руб. Книга была возращена в библиотеку на следующий день. После осмотра книги библиотекарем был осуществлен возврат залога в полном объеме.

В бухгалтерском учете библиотеки указанные операции отразятся следующим образом:

В случае удержания из суммы залога штрафных санкций за несвоевременный возврат литературы или ее порчу денежные средства в размере штрафа должны быть переведены с КВФО 3 на КВФО 2 «Приносящая доход деятельность». Суммы ущерба в данном случае признаются собственными доходами библиотеки, поступают в ее распоряжение и должны быть зачислены на лицевой счет.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что читатель не вернул книгу в установленный срок. Согласно положению о денежном залоге по истечении пяти рабочих дней со дня истечения срока возврата издания оно считается утраченным, а принятый денежный залог удерживается в счет погашения ущерба.

В данном случае библиотеке необходимо сделать следующие проводки:

* * *

Денежный залог — это способ обеспечения обязательства, при котором библиотека (залогодержатель) приобретает право в случае неисполнения пользователем библиотеки (залогодателем) обязательства по возврату взятых во временное пользование документов возместить свой ущерб за счет залоговых средств. Правила принятия от читателей (возврата читателем) денежного залога, в том числе определения его размера, срока возврата, устанавливаются в локальных актах библиотеки.

Поскольку средства залога поступают во временное распоряжение библиотеки и при наступлении определенных условий подлежат возврату, в целях ведения бухгалтерского учета такие средства не относятся ни к доходам, ни к расходам библиотеки. Их следует отражать по КВФО 3. Однако, если из суммы залога удерживаются соответствующие штрафные санкции за несвоевременный возврат литературы или ее порчу, на сумму штрафа денежные средства должны быть переведены с КВФО 3 на КВФО 2.